Privacybeleid

1. Wie je gegevens verwerkt

De verwerkingsverantwoordelijke is de Fundación Civitana, met NIF G72932239 en statutaire zetel aan de Avenida de Valladolid, 59, 1.º, 28008 Madrid, ingeschreven in het Spaanse nationale Register van Stichtingen (Registro de Fundaciones de competencia estatal) onder nummer 2776.

Voor elke vraag over je gegevens kun je ons schrijven op dpo@civitana.org.

2. Welke gegevens we verwerken

Alleen de gegevens die je ons via de formulieren op de website verstrekt; die verschillen per formulier: voor- en achternaam en e-mailadres in alle formulieren; en, afhankelijk van het geval, het bericht dat je ons schrijft, de naam van je organisatie, je telefoonnummer, je functie, de gegevens van je bedrijf (naam, website en omvang), je land en woonplaats, de link naar je LinkedIn of het cv dat je bijvoegt, de werkgroep die je kiest, je antwoorden op de vragen in de formulieren, het voorstel dat je bij het Ondernemersmanifest indient en, als je een bijdrage doet, het bedrag ervan, je NIF en je provincie van verblijf.

Je kaartgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt; de stichting ziet en bewaart ze niet.

We hebben geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens nodig (gezondheid, levensbeschouwing, religie, etnische afkomst, vakbondslidmaatschap, seksueel leven, biometrische gegevens). We vragen je die niet op te nemen in je berichten of in de bestanden die je bijvoegt; als we ze toch ontvangen, wissen we ze.

Als je ons gegevens van een andere persoon verstrekt (bijvoorbeeld van een collega in je bedrijf), moet je die persoon daar vooraf over hebben geïnformeerd.

3. Waarvoor we ze gebruiken en op welke rechtsgrond

• Nieuwsbrief. Je het nieuws van de stichting sturen, alleen als je daarom vraagt bij het abonneren of door het optionele vakje in een ander formulier aan te vinken, waarvan de verzending van dat formulier nooit afhankelijk is. Rechtsgrond: je toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG en art. 21 van Ley 34/2002, LSSI). Je kunt die op elk moment intrekken via de afmeldlink in elke e-mail.
• Contact en indiening van projecten. Je bericht beantwoorden en het project dat je ons voorlegt bestuderen. Rechtsgrond: de behandeling van je verzoek en het nemen van maatregelen voorafgaand aan een mogelijke samenwerking (art. 6, lid 1, onder b, AVG).
• Internationale samenwerking en werkgroepen. Je voorstel of je kandidatuur en je professionele profiel beoordelen en, als je meewerkt, je deelname beheren. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG.
• Ondernemersmanifest. Je aanvraag tot ondertekening beoordelen en, als die wordt aanvaard, de naam, de website en de beschrijving van je project publiceren op de website en in de communicatie van het initiatief, overeenkomstig de voorwaarden. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG. Je naam of je afbeelding wordt alleen gepubliceerd als je daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft (art. 6, lid 1, onder a, AVG).
• Bedrijfsmecenaat. Je informeren over het mecenaat, de aanvraag van je bedrijf bestuderen en in voorkomend geval de bijdrage ervan beheren. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b, AVG.
• Persoonlijke bijdragen. Je jaarlijkse bijdrage beheren (afschrijving, verlenging en opzegging), het schenkingscertificaat opstellen en de bijdrage aan de Spaanse belastingdienst melden in de informatieaangifte van giften. Rechtsgrond: de mecenaatsrelatie (art. 6, lid 1, onder b, AVG) en de nakoming van wettelijke verplichtingen, met name art. 24 van Ley 49/2002 (art. 6, lid 1, onder c, AVG). Als je ons je NIF en je provincie niet verstrekt, kunnen we het certificaat niet opstellen en de bijdrage niet in de aangifte opnemen, en kun je de aftrek niet toepassen.
• Beveiliging. De website en de formulieren beschermen tegen misbruik en geautomatiseerde inzendingen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van de website (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

4. Gebruik van kunstmatige intelligentie in het formulier voor bedrijven

Als je bij een samenwerking als bedrijf de website van het bedrijf opgeeft, leest een AI-assistent (Claude, van Anthropic) de openbare inhoud van die website om je de naam en de omvang van het bedrijf voor te stellen, die je vóór het verzenden kunt wijzigen. De assistent heeft alleen toegang tot de website die je opgeeft en ontvangt de overige gegevens van het formulier niet.

De assistent neemt geen besluiten over jou of je bedrijf: elke aanvraag wordt door een medewerker van de stichting beoordeeld. Anthropic verwerkt de informatie namens de stichting en gebruikt die, overeenkomstig haar commerciële voorwaarden, niet om haar modellen te trainen.

5. Met wie we je gegevens delen

Met de leveranciers die ons diensten verlenen en de gegevens namens de stichting verwerken, met wie we de vereiste verwerkersovereenkomst hebben gesloten (art. 28 AVG): Amazon Web Services EMEA SARL (hosting van de website en van bijgevoegde bestanden en verzending van e-mails), Mailchimp, van The Rocket Science Group LLC (beheer van de nieuwsbrief), Anthropic Ireland, Limited (lezen van de websites van bedrijven) en Stripe Payments Europe, Limited (inning van de bijdragen). Stripe kan sommige gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verwerken om fraude te voorkomen en zijn eigen wettelijke verplichtingen na te komen, overeenkomstig zijn privacybeleid.

Met de Agencia Estatal de Administración Tributaria (Spaanse belastingdienst), in het geval van bijdragen, en met andere autoriteiten wanneer een wettelijke regeling dat vereist. Als je ondertekening van het Ondernemersmanifest wordt aanvaard, worden de gegevens van je project openbaar. We verkopen je gegevens niet en verstrekken ze aan niemand anders.

6. Internationale doorgiften

Sommige van onze leveranciers behoren tot groepen met hoofdzetel in de Verenigde Staten en kunnen daar gegevens verwerken. Deze doorgiften zijn gebaseerd op de waarborgen van hoofdstuk V van de AVG: de deelname van de ontvanger aan het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, dat door de Europese Commissie als passend is erkend (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795), of de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Concreet:

• Amazon Web Services: onze contractpartij is Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) en de gegevens worden gehost in de Europese Unie (Ierland). Als het nodig zou zijn ze door te geven aan Amazon Web Services, Inc. (VS), is de doorgifte gebaseerd op de deelname van die onderneming aan het kader voor gegevensbescherming en op de modelcontractbepalingen die in de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
• Mailchimp: The Rocket Science Group LLC (VS) neemt deel aan het kader voor gegevensbescherming. Als dat niet van toepassing zou zijn, is de doorgifte gebaseerd op de modelcontractbepalingen die in de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
• Anthropic: onze contractpartij is Anthropic Ireland, Limited (Ierland). De verwerking kan worden uitgevoerd door Anthropic, PBC in de VS; de doorgifte is gebaseerd op de modelcontractbepalingen die in de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
• Stripe: onze contractpartij is Stripe Payments Europe, Limited (Ierland). De gegevens kunnen worden doorgegeven aan Stripe, LLC (VS), dat deelneemt aan het kader voor gegevensbescherming. Als dat niet van toepassing zou zijn, is de doorgifte gebaseerd op de modelcontractbepalingen in de bijlage over gegevensdoorgifte van Stripe.

Je kunt de deelname van elke entiteit controleren op www.dataprivacyframework.gov en ons om een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen door te schrijven naar dpo@civitana.org.

7. Hoe lang we ze bewaren

• Nieuwsbrief: zolang je geabonneerd blijft.
• Contact, projecten, samenwerkingen, werkgroepen en Ondernemersmanifest: zolang de aanvraag wordt bestudeerd of de relatie duurt, en tot twee jaar na het laatste contact. Cv’s en andere bijgevoegde bestanden worden gewist zodra ze niet meer nodig zijn en uiterlijk een jaar na ontvangst.
• Bijdragen en mecenaat: zolang de relatie duurt en daarna gedurende de verjaringstermijnen van de fiscale verplichtingen en de bewaartermijnen voor de boekhouding (in het algemeen zes jaar).

Na afloop van die termijnen wissen of anonimiseren we de gegevens.

8. Je rechten

Je kunt je recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid uitoefenen en de toestemmingen die je hebt gegeven op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking. Schrijf ons op dpo@civitana.org of naar het postadres van de stichting en vermeld welk recht je uitoefent.

Als je vindt dat we je verzoek niet correct hebben behandeld, kun je een klacht indienen bij de Agencia Española de Protección de Datos (Spaanse toezichthouder voor gegevensbescherming, www.aepd.es).

9. Minderjarigen

De formulieren op deze website zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 14 jaar (art. 7 LOPDGDD); ben je jonger, stuur ons dan geen gegevens. Om een bijdrage te doen moet je meerderjarig zijn.

10. Beveiliging

We passen technische en organisatorische maatregelen toe die afgestemd zijn op het risico om je gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van de communicatie, controle van bijgevoegde bestanden en beperkte toegang tot de informatie.

11. Cookies en wijzigingen in dit beleid

Cookies en vergelijkbare technieken worden toegelicht in het Cookiebeleid. Als we dit beleid wijzigen, publiceren we de nieuwe versie met de datum ervan op deze pagina en, als de wijziging relevant is, melden we die aan wie op de nieuwsbrief geabonneerd is. Dit beleid wordt in verschillende talen aangeboden; bij verschillen is de Spaanse versie leidend.